El mes pasado revisaba los números con un instalador de la zona que factura unos 120.000 euros al año. Su queja era la de casi todos los profesionales que conozco: trabaja diez horas al día, tiene la agenda llena de pedidos, pero al cerrar el trimestre la cuenta del banco apenas refleja ese esfuerzo. Creía tener un margen del 40 % en cada trabajo y, al sentarnos a cruzar compras con facturas de venta, descubrió que en tres de cada cinco encargos apenas ganaba un 12 %.
El dinero no se pierde en los grandes desastres. Se escapa en los detalles cotidianos: una subida de tarifa del distribuidor que nadie anotó, dos portes de envío de 18 euros que no estaban en el presupuesto inicial o una caja de conectores comprada de urgencia en el almacén local con un 25 % de recargo. Si calculas tus precios de memoria o con una plantilla de cálculo desconectada de tus compras, trabajas a ciegas.
El error de fiarse del saldo bancario y de las hojas de cálculo
Muchos autónomos confunden facturación con beneficio. Cobras un anticipo de 2.000 euros para un proyecto de 5.000, ves la cuenta saneada y das por hecho que todo marcha según lo previsto. Tres semanas después llegan las facturas de los proveedores de material, los suministros y la factura del taller subcontratado. Como esos gastos entran en momentos distintos, resulta casi imposible saber cuánto dinero te ha dejado ese cliente en particular.
Llevar los costes en un archivo de Excel genera dos problemas graves:
- Exige teclear los mismos datos cuatro veces: en el presupuesto al cliente, en el pedido al mayorista, en la recepción del albarán y en el registro para la gestoría.
- Queda desfasado en cuanto el proveedor cambia su tarifa o aplica un descuento por volumen que olvidaste registrar.
Al final, el cálculo del margen real se pospone hasta que llega la liquidación trimestral del IVA. Para entonces ya no hay margen de corrección.
Dolibarr para autónomos: el circuito de compras bajo control
Un programa de gestión no debe complicarte la vida con menús interminables, pero sí tiene que unir los dos extremos de tu negocio: lo que compras y lo que vendes. En Dolibarr para autónomos, el módulo de proveedores resuelve esta desconexión sin añadir burocracia.
Cuando das de alta un producto o material en tu catálogo, puedes vincularlo a varios proveedores con sus precios de compra respectivos, referencias del distribuidor y plazos de entrega. Si compras el mismo tablero de madera o la misma licencia a dos mayoristas distintos, sabes al instante quién te ofrece mejor precio unitario o pedido mínimo.
El flujo de trabajo sigue una línea lógica y limpia:
- Del presupuesto aceptado por el cliente generas el pedido a tu proveedor con un solo clic, sin copiar códigos a mano.
- Al recibir el material, cotejas el albarán con el pedido para detectar si falta alguna pieza o si te han entregado unidades de menos.
- Cuando llega la factura del proveedor, el sistema comprueba que los importes coincidan con lo pactado antes de autorizar el pago.
- La factura de compra queda asociada al proyecto del cliente, asignando el gasto real al trabajo correspondiente.
Módulo de márgenes nativo: cifras claras antes de enviar la oferta
Dolibarr incorpora un módulo de márgenes que calcula en tiempo real lo que vas a ganar en cada línea de tu presupuesto. Mientras redactas la propuesta comercial, ves en pantalla dos columnas clave: el margen bruto en euros y el porcentaje de margen sobre la venta.
El sistema permite elegir cómo calcular ese coste según la naturaleza de tu actividad:
- Por mejor precio de compra registrado en la ficha del proveedor habitual.
- Por precio medio ponderado (PMP), ideal para negocios que acumulan stock comprado en fechas y precios distintos.
- Por precio de coste definido de forma fija para servicios, horas de mano de obra o maquinaria propia.
Esta visibilidad cambia por completo la negociación. Si un cliente te pide una rebaja para cerrar un trato, sabes con precisión matemática hasta dónde puedes ceder. Dejas de adivinar si esa rebaja del 10 % te deja todavía con beneficio o si estás pagando tú la fiesta.
Además, puedes configurar los permisos para que los operarios o comerciales elaboren presupuestos sin ver los precios de coste confidenciales de tus proveedores.
Control total sin peajes mensuales por cada usuario
Muchas plataformas de facturación en la nube anuncian cuotas de diez o doce euros al mes, pero en cuanto necesitas gestionar pedidos a proveedores, inventario o varios almacenes, te obligan a saltar a sus planes avanzados de 50 o 70 euros al mes por cada usuario. Si tienes dos personas en taller y una en administración, la factura del software se dispara.
Con Dolibarr instalado en tu propio servidor no pagas por licencias ni por volumen de facturación. En Info y Más montamos y dejamos configurado tu ERP con una implantación cerrada desde 390 euros, incluyendo copias de seguridad, adaptación a la normativa fiscal y formación directa para que tu equipo empiece a trabajar desde el primer día sin pérdidas de tiempo.
¿Quieres saber cuánto ganas de verdad en cada proyecto? Solicita tu diagnóstico previo en infoymas.es/contacto y te mostramos cómo estructurar tus compras y ventas en Dolibarr.
