El mes pasado hablé con un instalador de climatización que lleva diez años trabajando en la comarca. Al revisar sus cuentas, encontramos un descuadre de casi 400 euros en tres facturas de septiembre. Había acordado un 15 % de descuento en material con dos empresas constructoras de confianza. Como no tenía esos acuerdos registrados en ningún sitio, su empleado preparó las ofertas aplicando la tarifa general a una y una rebaja del 25 % a otra al copiar una factura vieja. La primera constructora llamó enfadada y en la segunda perdió dinero.
Cuando un negocio arranca con cuatro clientes, acordarse de los tratos de cabeza es posible. En cuanto pasas de veinte clientes habituales, mezclas particulares con gremios o contratas a alguien que te ayude con las ofertas, fiarse de la memoria o buscar en el archivo de presupuestos anteriores se convierte en una vía directa al error.
La trampa de copiar facturas viejas o llevar listas en papel
El método más habitual en pequeños talleres, tiendas técnicas y servicios de reparación es el copia y pega. Entra una petición de un cliente conocido, abres la última factura que le emitiste hace seis meses y copias los precios. Este hábito esconde dos trampas costosas:
- Tus costes de compra han podido subir un 8 % durante ese tiempo, por lo que mantienes un precio antiguo sin darte cuenta y reduces tu beneficio.
- Si en aquel trabajo puntual aplicaste un descuento por liquidación de stock, acabas perpetuando una rebaja que ya no tiene sentido.
El otro extremo es la libreta con anotaciones al lado del ordenador o la hoja de cálculo con pestañas interminables. Cada vez que alguien redacta un presupuesto tiene que consultar esa tabla, comprobar si el cliente es de tipo A o tipo B y teclear los números a mano. Con las prisas de una entrega urgente, alguien olvida mirar la tabla.
Niveles de tarifas en Dolibarr para autónomos: precios automáticos
En Dolibarr para autónomos la gestión de precios se resuelve desde la base, sin añadir pasos extra a tu jornada. El sistema incluye una función nativa de niveles de tarifas que te permite organizar tu catálogo según los perfiles de compra que manejas a diario.
Puedes definir varios niveles de precio para cada producto o servicio de tu catálogo:
- Tarifa 1: Precio de venta al público para clientes particulares o esporádicos.
- Tarifa 2: Tarifa profesional para instaladores, talleres y autónomos del sector.
- Tarifa 3: Tarifa de distribución o grandes cuentas con volumen constante.
La ventaja práctica es directa: en la ficha de cada cliente asignas su nivel de tarifa una sola vez. Cuando abres un presupuesto, un albarán o una factura y añades una válvula, una hora de taller o un paquete de mantenimiento, Dolibarr carga el importe exacto que le corresponde a ese contacto. Nadie tiene que recordar porcentajes ni consultar cuadernos.
Precios específicos y descuentos fijos por ficha de cliente
Hay situaciones donde las tarifas generales no bastan. Por ejemplo, cuando negocias con un cliente clave el suministro exclusivo de tres referencias concretas a un precio cerrado durante todo el año, manteniendo el resto del catálogo con tarifa estándar.
Dolibarr permite fijar precios individuales por cliente para artículos determinados. Si ese cliente te compra el cable de red a 0,45 euros el metro en lugar de los 0,60 euros habituales, el sistema respeta esa regla exclusiva en cada documento. Para el resto de artículos, aplicará su tarifa habitual.
También puedes definir descuentos comerciales fijos en la ficha del cliente. Si decides otorgar un 10 % general a un socio comercial, ese porcentaje se descuenta en cada línea presupuestada, dejando constancia clara en el documento que recibe el comprador.
Escalado de precios por cantidad y tramos de volumen
Vender una unidad no implica el mismo coste de gestión que vender cincuenta. Si trabajas con suministros, rotulación o piezas de recambio, calcular rebajas por volumen sobre la marcha suele derivar en números improvisados.
Con el módulo de precios por cantidad puedes configurar tramos automáticos en cada producto:
- De 1 a 9 unidades: 14 euros por unidad.
- De 10 a 49 unidades: 11,50 euros por unidad.
- A partir de 50 unidades: 9,20 euros por unidad.
Al teclear la cantidad en la línea del pedido, el precio unitario se ajusta al tramo correspondiente al instante. Esto agiliza la atención en mostrador o la respuesta por correo y evita errores en pedidos grandes.
Control de margen y permisos para evitar fugas
Aplicar tarifas con orden no sirve de nada si pierdes de vista el coste de compra. Dolibarr integra el cálculo de margen en la misma pantalla donde elaboras la propuesta. Mientras introduces los artículos, puedes ver el beneficio bruto en euros y el porcentaje de margen real antes de pulsar el botón de validar.
Si un cliente pide una rebaja adicional para cerrar el trato, sabes al céntimo hasta dónde puedes ceder sin trabajar a pérdidas. Puedes configurar los permisos de usuario para que un técnico o comercial confeccione presupuestos aplicando las tarifas asignadas, pero sin acceso a los precios de compra que pagas a tus proveedores mayoristas.
En Info y Más ofrecemos Dolibarr para autónomos en modalidad cloud administrada: tu propia plataforma en la nube, con copias de seguridad continuas, mantenimiento técnico y soporte directo en español para que tu facturación funcione sin tropiezos.
Si quieres dejar atrás los descuidos en tus presupuestos y tener tus tarifas bajo control, solicita tu diagnóstico gratuito en infoymas.es/contacto.
